韩千红

安徽省农业科学院作物研究所

简介：韩千红，副研究馆员，从事档案管理工作。

农业科研档案是科技管理工作的重要组成部分，是农业科研人员在科研活动中形成的各种有保存价值的文字、图表、数据、声像等文件材料的总称。它完整地记录了农业科研人员课题申报、科研准备、试验研究、结题鉴定、推广应用等阶段的情况，是一种重要的信息资源，具有潜在的和现实的应用价值。

如何管理好农业科技档案，充分挖掘和利用其价值，以更好地服务于农业科技创新，是农业科研档案管理人员和科研人员值得思考的问题，同时也是农业科研单位科研管理水平的体现，对农业科研单位的可持续发展有着重要的意义。

1.1有利于科研手段和方法的创新

农业科研档案完整地记录了农业科研人员在各自领域中科学技术研究活动情况，总结、分析农业科研档案中潜在的这些科技价值，可为农业科研人员提供新思路和新方法，有利于科研手段和方法的创新。

1.2有利于扬长避短，发挥优势学科强项

通过对前人科研成果的统计分析，分门别类，尤其是对学科和专业进行分类归纳和统计分析，有助于整合优势学科和专业，扬长避短，在优势学科研究方向取得新的研究成果和突破性进展；同时，加强和重视弱势学科建设，弥补短板，促进学科平衡发展。

1.3有利于总结经验和教训，避免走弯路

农业科研档案在记录科研活动取得新成果、新技术、新方法的同时，必然会对科研活动过程中阻碍科学研究取得进展的各种约束条件如环境因素、理论和技术支撑不足等进行概述和分析，归纳、统计和分析既往农业科研活动中的成功经验和不足之处，可以避免或少走弯路。

1.4避免低水平的重复研究投入，也可以抑制抄袭等学术不端行为

分析农业科研档案中科研人员的课题和项目研究情况，可以系统地了解他们已开展过的研究和正在开展的研究项目、采用的方法和手段、已取得的研究成果，比较不同学科和同一学科科研人员的研究情况，及时发现他们开展的研究项目是否雷同或属于低水平的重复研究投入，并给予提示和警示，同时也可以预防和发现抄袭等学术不端行为。

1.5启发新思路，开拓新视野

对自己和他人已开展的研究思路、手段和方法进行成功经验和失败教训总结，可以从中挖掘和提炼出新的思路、研究新的科研手段和方法，结合当今农业科技发展状况和国家、地方农业发展中需要解决的问题，开展新的科学研究，以服务于国家农业发展战略。

2.1农业科研档案归档材料质量不高，影响了档案的开发利用价值

农业科研单位通常以科研工作为重，对档案的法律法规学习宣传认识不够，对视为辅助工作的档案管理不够重视。极大地降低或失去了档案作为凭证的利用价值，也加大了检索利用的难度，影响了后续科研人员对项目档案精髓的挖掘和对前人经验、智慧的总结。

2.2农业科研档案管理人员队伍不稳定，综合素质不高

由于队伍不稳定，一些从业人员对档案理论和业务知识技能掌握不够，极大地影响了各单位档案工作的开展。另外，缺乏既有扎实的档案管理理论和实践经验，又有农业科研专业背景，还能熟练应用计算机、网络知识的复合型档案管理人才，使得农业科研档案信息化管理工作没有人才基础，不能与时俱进跟上现代档案管理的步伐。

2.3农业科研档案数字化、信息化水平低

由于农业科研单位投入档案管理的经费有限，致使档案硬件设施设备不完备、信息管理系统软件应用和更新不及时，档案存储形式落后，档案载体单一，资料整理、分类、摆放都不规范，查找检索极不方便；缺乏针对农业科研档案管理实际需要设计的专门软件和网络平台，没有从科研档案管理实际需求出发；再加上档案数字化人才短缺，认识不足，多数单位农业科研档案数字化、信息化工作进展缓慢。

3.1提高档案管理人员的创新意识

农业科研档案管理工作应该与时俱进跟上科技创新的步伐，突破传统管理理念和管理模式的束缚，紧紧围绕农业科技创新的新要求，抓住农业科研档案的特点，与农业科研人员一起利用现代信息技术、借助现代技术手段对过去许多有价值、有意义的科研观点进行研究和分析，为科技创新获得有价值的信息。

3.2建设一支综合素质高的农业科研档案管理队伍

农业科研档案管理工作者既要熟悉档案管理的理论知识、管理流程及技能，还应具备农业科学知识及相关交叉学科、边缘学科及综合学科的常识，更应不断学习紧跟时代步伐，适应网络化、数字化发展的要求，加强计算机、互联网、信息技术方面知识的学习，拓展其在农业科研档案管理上的应用。

3.3建立健全合理的科研档案管理体制机制

合理的科研档案管理体制机制是科研档案归档材料齐全完整的重要保证，科研档案归档材料质量提高了才有查考利用的价值，才能为今后的开发利用工作奠定扎实基础。应当形成合理的院所两级管理网络、实行建档工作和科研工作“四同步”，并且建立归档工作奖惩制度。

3.4规范农业科研档案材料收集范围

按科研课题完成的课题准备、研究实施、课题验收、成果申报4个阶段确立规范的材料收集范围。完善其他类别项目材料收集，包括国家及部省重点实验室、工程中心等重大科研平台的文件材料；科研成果获奖、证书、奖牌等；科研过程中取得的新品种权、品种审定、软件著作权、兽药、农药、发明专利等各类证书；科研活动中产生的照片、音像等材料；科研活动中产生的电子文件。

3.5与时俱进，加快档案信息化建设的步伐

档案信息化建设是新形势下档案管理的必然趋势，建议开发切合农业科研档案归档实际应用的系统软件，实现网上档案归档、检索、统计以及部分原文阅读，实现档案信息管理系统与单位OA（办公自动化）系统对接以及OA系统中的电子文件在线归档；对馆藏各类档案文件进行数字化加工，完成馆藏档案数字化，形成以数字资源为基础、安全管理为保障、远程利用为目标的数字档案室体系。

3.6改变服务方式，充分开发、利用、盘活档案资源

做好档案各项基础工作的同时，突出开发利用档案信息资源，变被动服务为主动服务，根据农业科技创新工作的实际需要对馆（室）藏资源进行挖掘提炼，变“死档案”为可以适时利用的“活信息”。编制功能互补的检索工具；充分挖掘馆藏资源，开展多种档案利用方式；应用社交媒体创新档案服务模式等均是切实可行的。

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